Come un'azienda manifatturiera ha ridotto i tempi di preventivo del 70% con l'AI

Il cliente: un'azienda metalmeccanica con 45 dipendenti, specializzata nella produzione di componenti su commessa. Il problema: ogni preventivo richiedeva 2-4 ore di lavoro manuale tra raccolta delle specifiche tecniche, calcolo dei costi di produzione, verifica della disponibilità materie prime e redazione del documento finale.

Il problema specifico

Con un volume di 40-60 richieste di preventivo al mese, il team tecnico-commerciale dedicava tra 80 e 240 ore mensili solo a questa attività. Spesso i preventivi arrivavano ai clienti dopo 3-5 giorni lavorativi, con perdita di opportunità a vantaggio di concorrenti più reattivi. Inoltre, il 30% dei preventivi presentava errori di calcolo o informazioni mancanti, richiedendo revisioni che allungavano ulteriormente i tempi.

La soluzione implementata

Agentix ha sviluppato un sistema AI integrato con il gestionale ERP esistente (TeamSystem) composto da tre moduli: 1. Acquisizione automatica delle specifiche: l'AI legge le email di richiesta e estrae parametri tecnici (materiali, dimensioni, quantità, tolleranze) popolando automaticamente il form di preventivazione. 2. Calcolo automatico dei costi: collegandosi al database prezzi materie prime e ai tempi standard di lavorazione, il sistema calcola il costo di produzione in tempo reale. 3. Generazione del documento: il preventivo viene generato in formato PDF con branding aziendale, pronto per la revisione finale del tecnico.

I risultati dopo 90 giorni

Tempi di preventivazione: da 2-4 ore a 25-40 minuti per preventivo (-70%). Tempo di risposta al cliente: da 3-5 giorni a meno di 24 ore. Errori nei preventivi: riduzione dell'85%. Capacità mensile: da 60 a 120+ preventivi con lo stesso organico. Il team tecnico-commerciale ha recuperato circa 150 ore mensili, reindirizzate verso attività ad alto valore come le trattative con clienti strategici.

Costi e tempi di implementazione

Il progetto ha richiesto 11 settimane dall'analisi iniziale al go-live. Il costo di sviluppo e integrazione è stato di 22.000 euro, con un costo operativo mensile di 350 euro per infrastruttura e API. Il payback si è raggiunto in 4 mesi, considerando il valore delle ore recuperate e l'aumento del tasso di conversione dei preventivi (dal 28% al 41%), grazie alla maggiore velocità di risposta.

Cosa ha reso possibile questo risultato

Il fattore critico di successo è stato il coinvolgimento del team tecnico fin dalla fase di analisi. I preventivatori hanno contribuito a definire le regole di calcolo, validato i risultati del prototipo e suggerito miglioramenti. Questo ha ridotto la resistenza al cambiamento e garantito che il sistema rispecchiasse la realtà operativa dell'azienda, non un modello astratto.